Gestion des enquêtes auprès des fournisseurs : Meilleures pratiques pour la conformité et la visibilité de la chaîne d'approvisionnement

Des enquêtes efficaces auprès des fournisseurs sont essentielles pour assurer la visibilité de la chaîne d’approvisionnement, garantir la conformité des produits et respecter les réglementations mondiales en constante évolution. Que vous gériez des chaînes d’approvisionnement complexes ou que vous vous efforciez d’assurer la durabilité de l‘environnement, il est essentiel d’utiliser les bons outils et les bonnes stratégies, notamment les logiciels de conformité des produits et les passeports numériques de produits 3E.

En tant que fabricant de produits complexes, avec des composants chimiques hautement réglementés, il faut une grande équipe pour construire un produit sûr et efficace qui réponde aux attentes des clients.

Dans la plupart des cas, les grands fabricants ont besoin d’un système de soutien composé de fournisseurs, de sous-traitants, de conseillers experts en chimie et de solutions logicielles afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise, tant sur le plan financier qu’environnemental.

Bien que les systèmes de soutien soient bénéfiques, ils introduisent également de la complexité lorsqu’il s’agit de suivre les pratiques des fournisseurs et de rendre compte de la conformité dans l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. En fin de compte, la conformité aux réglementations et aux produits ne se fait pas au coup par coup, et le fabricant principal est responsable de la conformité de l’entreprise et de l’établissement de rapports à l’intention des organismes compétents.

La conformité des produits exige de la transparence de la part de toutes les parties concernées. En tant que telle, la communication doit être ouverte, organisée et enregistrée à des fins de conformité. C’est là que les logiciels de conformité des produits entrent en jeu.

Pressées de se conformer à diverses exigences mondiales (REACH, RoHS, PFAS, TSCA, Cal Prop 65 , et autres ), les entreprises ont besoin d’un moyen d’enquêter sur leurs fournisseurs et de développer un système, comme la création de conteneurs tels que les passeports numériques de produits 3E (DPP) qui permettent de regrouper toutes les informations chimiques relatives à un produit en un seul et même endroit.

Pourquoi les enquêtes auprès des fournisseurs sont-elles cruciales pour la conformité réglementaire ?

Qui, quoi, où, quand et pourquoi. Ces cinq mots vous ont été inculqués à l’école primaire et, des années plus tard, ils sont de nouveau d’actualité. Pour vous aider à démarrer, vous trouverez ci-dessous les 5 “Pourquoi” classés par ordre logique :

Qui doit demander des données à un fournisseur?

Toute partie responsable – telle que le siège social d’une entreprise de fabrication – doit demander des données à chaque fournisseur impliqué dans le processus de fabrication du produit.

Pourquoi un fabricant doit-il demander des données à un fournisseur ?

En bref, ce que le fabricant ne sait pas peut entraîner des amendes réglementaires, des rappels de produits et d’autres conséquences. Bien que la tâche soit difficile, en particulier dans le cas de chaînes d’approvisionnement complexes, il incombe au propriétaire du produit de savoir quelles substances chimiques (et quels mélanges de substances chimiques) entrent dans la composition du produit final.

Quel est l’objectif d’un fabricant ?

Les entreprises n’ont pas toutes les mêmes objectifs. Une entreprise peut chercher à compiler des informations montrant qu’elle respecte les exigences réglementaires en constante évolution concernant les minerais de conflit, Cal Prop 65, EU Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals (enregistrement, évaluation, autorisation et restriction des produits chimiques), dans les équipements électriques et électroniques, etc.REACH), Restriction of Hazardous Substances dans les équipements électriques et électroniques (RoHS), et/ou diverses réglementations PFAS réglementations émergentes au niveau mondial).

Une autre entreprise peut avoir besoin de rendre compte des questions environnementales, sociales et de gouvernance (ESG). D’autres peuvent chercher à soutenir leurs bureaux de recherche et développement (R&D) et à promouvoir la chimie verte en identifiant les produits chimiques nocifs et en proposant des solutions de remplacement. Pour chaque entreprise, éviter les rappels de produits, éviter les surprises du marché et anticiper l’évolution des besoins sont des raisons justifiables de prendre des mesures pour entrer en contact avec les fournisseurs.

Avant de prendre contact, il est utile de faire l’inventaire de ce que l’on sait déjà sur un produit (par exemple, la liste des produits chimiques connus, la liste des fiches données sécurité (FDS)) et de collaborer avec une équipe d’experts sur ce que l’on ne sait pas encore.

Quel est le bon moment pour prendre contact ?

La meilleure façon de répondre à ces questions est de connaître la composition complète de vos produits. Pour déterminer la conformité de vos produits, il faut savoir si vos sous-composants et vos matières premières sont conformes. Le plus souvent, il faut poser des questions à vos fournisseurs. Le courrier électronique est lent, désorganisé et inefficace. Demandez plutôt des données par le biais d’enquêtes personnalisées sur 3E Exchange afin de mieux collecter et organiser vos données.

Le “bon” moment pour prendre contact est au début d’une relation avec un fournisseur. Les fournisseurs doivent savoir qu’un fabricant a besoin de savoir quels matériaux sont utilisés dans chaque facette de son produit et les attentes doivent être fixées dès le début concernant la compilation des informations du fournisseur à des fins de conformité.

Pour les relations existantes avec les fournisseurs, il est préférable d’établir une cadence de communication standard afin que les fournisseurs soient conscients des données requises et puissent consacrer des ressources de manière cohérente pour fournir des réponses. N’oubliez pas que les fournisseurs reçoivent souvent des demandes de sources et de parties prenantes multiples. L’établissement d’une cohérence dans le format et le calendrier améliorera les taux de réponse.

Où un fabricant doit-il communiquer avec ses fournisseurs ?

Dans le passé, les fabricants envoyaient des courriels à leurs fournisseurs, qui pouvaient ou non recevoir une réponse. Les courriels ne sont pas toujours fiables ; ils peuvent se perdre dans des messages non lus ou dans des fichiers de spam ; les réponses peuvent être détaillées ou sommaires ; les adresses électroniques peuvent changer en fonction de la rotation du personnel ; et tout suivi ou clarification nécessaire peut être perdu avec le changement de l’objet du message.

L’utilisation d’une plateforme logicielle de conformité des produits et de sensibilisation des fournisseurs automatise et organise la sensibilisation, augmentant ainsi les taux de réponse des fournisseurs.

Meilleures pratiques pour l’organisation d’enquêtes auprès des fournisseurs

• Utilisez des questions standardisées qui suivent un schéma de pensée logique,
• Veillez à ce que vos questions énoncent clairement les “besoins” de l’entreprise,
• Fixer des délais précis pour les réponses, et
• Utilisez des outils pour compiler les informations sur les fournisseurs, tels que les passeports numériques de produits 3E (DPP) et des logiciels tels que 3E Exchange où les fabricants peuvent héberger les DPP relatifs à leurs produits.

L’importance d’une information complète

FMD

Les fabricants qui cherchent à améliorer la communication avec leurs fournisseurs auraient tout intérêt à appliquer le concept de divulgation complète des matériaux (Full Material Disclosure – FMD) à leurs pratiques commerciales. La FMD peut être un élément clé de la visibilité de la chaîne d’approvisionnement, de la conformité, de l’établissement de rapports efficaces sur le développement durable et d’une véritable gestion des produits.

Le FMD contient des informations détaillées sur la composition chimique complète d’un produit, y compris les teneurs et les concentrations. Le FMD constitue une source d’informations complètes nécessaires pour répondre aux demandes sans avoir à lancer des projets de recherche ad hoc chaque fois qu’un nouveau produit est vendu dans une nouvelle région ou qu’une nouvelle substance préoccupante est ajoutée à une liste.

Alors que les fournisseurs peuvent hésiter à fournir des informations exclusives via FMD, 3E Exchange offre une sécurité des données vérifiée par un tiers et des options de partage flexibles pour s’assurer que les données sur les produits ne sont partagées qu’avec des parties approuvées.

Formulation des questions

Si un fournisseur reçoit une longue liste de questions rédigées dans un langage complexe, il est peu probable qu’il réponde rapidement aux demandes. Il est important d’être clair sur les informations spécifiques demandées, de poser des questions complètes et détaillées et de minimiser les répétitions.

La formulation des questions de manière à ce que les fournisseurs les comprennent et les encouragent à fournir le plus d’informations possible est un élément clé de la réussite.

Soyez réactif

Si un fournisseur demande des éclaircissements sur une question de l’enquête, il est préférable de lui donner une réponse utile dans un délai raisonnable. La façon dont vous interagissez avec vos fournisseurs donne le ton de la façon dont ils vous répondront. 3E offre une assistance aux fournisseurs 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, y compris un centre d’aide, des guides vidéo et un chat en direct avec des experts en relations avec les fournisseurs.

Simplifier les rapports de conformité grâce à des données rationalisées sur la chaîne d’approvisionnement

3E Exchange permet d’automatiser la collecte de données auprès des fournisseurs et d’intégrer leurs réponses dans votre bibliothèque de produits. Notre fonctionnalité d’enquête auprès des fournisseurs est extrêmement personnalisable et dispose d’une variété d’options pour répondre à vos besoins.

Rationalisation de la collecte de données avec 3E Exchange

Avec 3E Exchange, vous pouvez :

Créer, rechercher et trouver des données sur les matériaux et les produits

Effectuez une recherche par nom de produit, société, UGS ou description pour découvrir les ingrédients, les fiches de données de sécurité, les substances et les données de conformité dans une bibliothèque de plus d’un million de passeports numériques de produits.

Déterminer les ingrédients de données à divulguer (ou à ne pas divulguer) sur vos passeports

Envoyez des passeports de matériaux à n’importe qui, n’importe où, des fournisseurs aux utilisateurs finaux. Joignez toute documentation dont les utilisateurs pourraient avoir besoin. Gérez facilement l’accès à vos passeports.

Affichez la conformité de vos matériaux, y compris PFAS, TSCA, Cal Prop 65, SCIP, EU REACH, CMRT&. RoHS

Suivez et évaluez facilement le respect des réglementations, puis partagez les détails avec les fournisseurs, les clients et les utilisateurs finaux. Partagez vos données en toute transparence grâce à des paramètres de visibilité flexibles et basés sur les rôles, afin de préserver la sécurité de vos données confidentielles.

Passez votre portefeuille au crible de centaines de listes réglementaires

Évaluez les ingrédients et les substances contenus dans les produits par rapport aux exigences réglementaires de vos marchés cibles, élaborez un plan d’élimination progressive des substances réglementées et garantissez une commercialisation durable.

Supprimez les tracas manuels des feuilles de calcul

Les fournisseurs ne saisissent les données qu’une seule fois, puis peuvent les partager à nouveau via les DPP 3E. Lorsque les fournisseurs mettent à jour les données relatives à leurs produits, des notifications sont automatiquement envoyées à tous les utilisateurs en aval, ce qui réduit le nombre d’enquêtes.

Prenez le contrôle de vos efforts de conformité avec les outils personnalisables d’enquête auprès des fournisseurs de 3E Exchange. Dites adieu au suivi manuel des données et bonjour aux rapports automatisés et transparents qui profitent à l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement.